Нова Пошта і CRM: трекінг відправлень, автозаповнення ТТН

Для 70% українських інтернет-магазинів і сервісних бізнесів, які відправляють товар поштою, трекінг Нової Пошти — не "ніс-мав", а операційна необхідність. Клієнт заплатив, ви відправили, ТТН десь їде — і хтось має слідкувати, коли посилка доставлена, щоб закрити угоду і запустити постпродажну роботу. Менеджер, який щоранку відкриває 40 вкладок Нової Пошти і копіює статуси у CRM, — це не «автоматизація», це ручний труд. У цьому матеріалі — як налагодити трекінг НП у TurboCRM, хоча нативного модуля у нас ще немає, через відкритий Nova Poshta API і Make/Zapier.

Що означає «трекінг посилок у CRM»

Це набір сценаріїв, які автоматизують життєвий цикл замовлення після відправки:

• Створили ТТН у кабінеті НП → CRM отримує номер у полі «ТТН» угоди.
• Статус у НП змінився на «В дорозі» → угода переходить на етап «Доставка».
• Статус «Прибула у відділення» → автоматичне SMS клієнту «Ваше замовлення чекає на вас у відділенні #143».
• Статус «Отримано» → угода закривається як «Успішна», створюється задача «Запитати враження через 3 дні».
• Статус «Повернення відправнику» → задача «Звʼязатися з клієнтом, зʼясувати причину».

90% збоїв у доставці помітні за 24 години до того, як клієнт вам подзвонить із претензією. Трекінг дає ті 24 години, щоб зреагувати першими.

Чесно: нативного модуля у TurboCRM немає

Ми регулярно отримуємо запити на готовий «Нова Пошта»-модуль, і чесна відповідь — його немає у коробці станом на квітень 2026. У нас є:

• Є: REST API (`/api/v1/*`) для читання і запису угод, клієнтів, задач, активностей.
• Є: incoming webhooks (`/api/v1/webhook/{token}`) — зовнішня система штовхає нам події.
• Є: outgoing webhooks — коли угода/статус змінюється, CRM штовхає URL назовні.
• Є: custom fields для зберігання ТТН, типу відправлення, відділення отримання.
• Є: інтеграція з TurboSMS для відправки повідомлень клієнтам.
• Немає: готового «підключив акаунт НП — отримав трекінг» модуля.

Нативний модуль НП і Укрпошти — у roadmap на Q4 2026. Поки є два робочих паттерни через Make/Zapier або власний мікросервіс. Обидва покривають 100% кейсів.

Паттерн 1: через Make.com (без коду)

Nova Poshta має публічний REST API з методом `getDocumentList`, який повертає статуси всіх ваших ТТН за період. Ключ API отримується у особистому кабінеті за 2 хвилини. У Make є HTTP-модуль, через який можна ходити у цей API.

Сценарій: статус НП → оновлення угоди TurboCRM

1. У Make створіть Scenario: Trigger — Schedule (раз на 15 хвилин).
2. Додайте HTTP → Make a request → POST `https://api.novaposhta.ua/v2.0/json/`.
3. Body: `{"apiKey":"ВАШ_КЛЮЧ","modelName":"TrackingDocument","calledMethod":"getStatusDocuments","methodProperties":{"Documents":[{"DocumentNumber":"20450912345678"}]}}`.
4. Парсите відповідь, щоб отримати `Status` кожної ТТН.
5. Router → фільтр по статусу → для кожного випадку дія у TurboCRM API.
6. Приклад: статус «Отримано» → HTTP POST `https://{tenant}.turbocrm.com.ua/api/v1/deals/{id}/stage`, body `{"stage":"won"}`.
7. Паралельно — POST у `/api/v1/deals/{id}/activities` з текстом «Посилка отримана клієнтом».

Оптимальна частота polling — кожні 15 хвилин. Рідше — клієнт встигне подзвонити перший. Частіше — зʼїсте квоту Make. Для SMB із 50-100 активних ТТН полу-день тарифу Make-Core (10 000 операцій/міс) вистачає.

Додаткова автоматизація — SMS на перехід статусу

У Make після оновлення угоди додайте ще один модуль — HTTP POST у TurboSMS API або у `/api/v1/sms/send` TurboCRM:

• Статус «Прибула у відділення» → SMS «Ваше замовлення #1234 у відділенні НП №143. Готове для отримання. Дякуємо!»
• Статус «Зберігається на складі» → SMS «Нагадуємо про замовлення #1234 — його можна забрати до 25.04.»
• Статус «Повертається відправнику» → менеджеру (не клієнту) — задача «Звʼязатися з клієнтом».

Один автоматичний SMS на статус «прибула у відділення» дає +7% конверсії отримання (за нашими даними серед магазинів одягу). Клієнт інколи забуває, що замовив.

Паттерн 2: власний мікросервіс

Для бізнесу з 500+ відправлень на день Make стає дорогим. Тоді варто написати воркер на PHP/Node.js, який:

1. Раз на 15 хв забирає з TurboCRM список відкритих угод з заповненим полем `ttn` (через REST API).
2. Робить один batch-запит у Nova Poshta API (до 100 ТТН за раз).
3. Парсить відповідь, фільтрує зміни статусів (зберігає попередній статус у локальному storage або в custom field).
4. Для кожної зміни — HTTP POST у TurboCRM API.

Такий воркер ми регулярно бачимо у клієнтів з 1000+ відправлень/день. Вартість розробки — 2-3 людино-дні, підтримка — майже нуль. Деталі про власні webhooks ми розбирали у статті правила автоматизації.

Як зберігати ТТН у TurboCRM

У TurboCRM створіть декілька custom fields на сутності «Угода»:

• ТТН (text) — номер відправлення.
• Тип доставки (select: відділення, поштомат, адресна, склад-склад).
• Місто/відділення отримання (text).
• Статус НП (select із списку можливих статусів) — оновлюється автоматично через API.
• Дата створення ТТН (date) — для SLA «якщо посилка у дорозі більше 7 днів — алерт».

Поле «Статус НП» у custom fields зробіть з варіантами: «Створена», «Прийнято у відділенні», «В дорозі», «Прибула», «Отримано», «Повернення», «Втрачено». Тоді менеджер може фільтрувати Kanban по статусу.

Як створювати ТТН прямо з картки угоди

Зворотна задача: менеджер оформив угоду і тепер має створити ТТН. Це теж покривається через Make. Сценарій:

1. У TurboCRM угода переходить на етап «Готово до відправки» → outgoing webhook.
2. Make отримує дані (ПІБ клієнта, телефон, місто, відділення, сума).
3. Make робить POST у Nova Poshta API, метод `save` моделі `InternetDocumentGeneral`.
4. НП повертає номер ТТН → Make записує його у custom field угоди через TurboCRM API.
5. Паралельно — SMS клієнту «Ваше замовлення відправлено. ТТН: 20450912345678».

Це економить менеджеру 3-5 хв на кожне замовлення. При 20 замовленнях/день — година робочого часу.

Типові помилки і як їх уникнути

• Polling без фільтрації — ходите за всіма ТТН, навіть за «Отримано»/«Повернуто» (кінцеві статуси). Фікс: фільтруйте на стороні TurboCRM тільки відкриті угоди.
• Дублі активностей — Make спрацював двічі на ту саму зміну. Фікс: перед POST перевіряйте, чи активність з такою ж назвою і датою вже існує.
• Rate limit НП — 100 запитів/хв. Фікс: batch-запити по 100 ТТН в один виклик.
• Timezone ляп — НП віддає у Europe/Kyiv, а ви зберігаєте UTC. Фікс: конвертація у Make.
• Помилка у SMS-тексті — написали «Ваша посилка готово». Фікс: тестуйте шаблон на 3-5 статусах перед релізом.

Альтернатива — сервіси-агрегатори

Якщо вам ліньки писати Make-сценарій, є SaaS-сервіси типу Posta.one, Bayraktar.ua, які агрегують трекінг НП, Укрпошти, Meest і мають готовий вихід у CRM (через REST). Вартість — від $10/міс. Мінус — ще одна залежність у вашому стеку. Плюс — 5 хвилин на підключення.

Ми тримаємо нейтральну позицію: якщо у вас до 100 ТТН на день — спокійно Make. Якщо більше — або власний воркер, або агрегатор. Докладніше про паттерни інтеграцій ми писали у Telegram-боті і Meta Lead Ads.

TurboCRM має REST API, incoming/outgoing webhooks, інтеграцію з TurboSMS і українську підтримку. Відкрийте тарифи і почніть з 14 днів безкоштовно — у чаті ми допоможемо налаштувати Make-сценарій для вашої Нової Пошти під ваш конкретний процес доставки.