Агентство нерухомості

• Ніша: агентство нерухомості (продаж, оренда житлової та комерційної).
• Кому підійде: агентство 2–20 рієлторів, що працюють з лідами з Instagram, OLX, OLX Pro, Meta Ads, рекомендацій.
• Складність налаштування: 1–2 години для базового запуску.
• Тариф: Starter або Business (залежно від кількості користувачів).

Чому саме нерухомість — і що тут болить

Агентство нерухомості — це бізнес з довгим циклом угоди (від 2 тижнів до 6 місяців), великою кількістю комунікацій з кожним клієнтом і кількома учасниками в одній угоді (покупець, продавець, банк, нотаріус). Типові проблеми, які вирішує CRM:

• Ліди губляться — заявки приходять у Direct Instagram, на телефон, в Telegram, на пошту. Без єдиної бази половина «висить» на менеджері в записниках.
• Немає прозорості по рієлторах — власник не бачить, скільки активних угод у кожного, де вони «застрягли», хто реально працює, а хто «гріється».
• База обʼєктів і клієнтів дублюється — один і той самий покупець подає заявку 3 рази через різні канали; рієлтор не бачить історію.
• Звіти — раз на місяць у Excel — і то якщо хтось не забув заповнити.

Кейс показує, як TurboCRM закриває всі ці болі під реальну специфіку агентства.

Крок 1. Реєстрація акаунта і вибір тарифу

Зайдіть на turbocrm.com.ua, натисніть «Спробувати безкоштовно». Заповніть форму реєстрації:

• Назва агентства — наприклад, «Агентство Перспектива» (зʼявиться в інтерфейсі і у вихідних повідомленнях клієнтам).
• Піддомен — латинськими буквами без пробілів, наприклад perspektyva. Ваш кабінет буде доступний за адресою perspektyva.turbocrm.com.ua.
• Email власника — на нього прийде лист підтвердження + майбутні рахунки за тариф.
• Пароль — мінімум 8 символів.

Після реєстрації відкриється майстер вибору тарифу. Для агентства нерухомості рекомендуємо:

Крок 2. Запрошення рієлторів і ролі

Перейдіть у Налаштування → Користувачі. На стартовому екрані ви — єдиний користувач з роллю «Власник». Додайте рієлторів:

1. Натисніть «Запросити користувача».
2. Введіть email рієлтора, імʼя та виберіть роль:
   • Менеджер — бачить тільки своїх лідів і клієнтів, може створювати угоди, не бачить чужої статистики.
   • Старший менеджер — бачить угоди всієї команди, може перепризначати ліди.
   • Адміністратор — повний доступ окрім фінансових налаштувань.
3. Рієлтор отримає email з посиланням на встановлення пароля.

Крок 3. Налаштування воронки під нерухомість

Воронка (pipeline) — це послідовність етапів, через які проходить кожна угода. У стандартному CRM етапи створені для умовного «продажу товару». Для нерухомості потрібно створити свою.

Перейдіть у Налаштування → Воронки. Видаліть демо-воронку «Продажі» і створіть нову з назвою «Продаж нерухомості». Додайте етапи в такому порядку:

Якщо ви також працюєте з орендою — створіть окрему воронку «Оренда» з коротшими етапами (4 замість 7), оскільки цикл там значно швидший.

Крок 4. Статуси лідів

Лід — це сирий запит до того, як рієлтор кваліфікував людину. Не плутайте зі сделкою. Статуси лідів — це етапи фільтрації «сирих» заявок, перш ніж конвертувати в угоду.

Перейдіть у Налаштування → Статуси лідів і налаштуйте:

• Новий — заявка щойно прийшла, ніхто не дзвонив
• В роботі — рієлтор взяв ліда, передзвонив
• Кваліфікований — реальний клієнт з бюджетом, готовий до показу → конвертуємо в угоду
• Не цільовий — людина шукала інше, програмний фільтр відсіває з аналітики
• Спам — рекламні боти, помилкові номери

Крок 5. Джерела лідів

Без правильного «джерела» неможливо порахувати, який рекламний канал реально приносить угоди, а який — лише дзеркало бюджету. Перейдіть у Налаштування → Джерела і додайте:

• Instagram Direct
• Instagram Lead Ads (з форм Meta)
• Facebook Lead Ads
• OLX
• OLX Pro
• Дзвінок (вхідний на офісний номер)
• Сайт — форма «Зворотний дзвінок»
• Telegram-бот
• Рекомендація
• Повторний клієнт
• Партнерське агентство

Крок 6. Кастомні поля для обʼєктів нерухомості

Стандартні поля «Назва, Телефон, Email» не покривають специфіку нерухомості. Перейдіть у Налаштування → Кастомні поля → Угоди і додайте:

Поля «Тип нерухомості», «Операція», «Район» зробіть обовʼязковими — це гарантує, що рієлтор заповнить мінімальний набір ще на етапі кваліфікації, і звіти будуть достовірні.

Крок 7. Теги для категоризації угод

Теги — це швидкі мітки на угоді. На відміну від кастомних полів, їх можна додати кілька і фільтрувати за ними у kanban одним кліком.

Рекомендований набір тегів для агентства нерухомості:

• VIP — клієнти з бюджетом 200k+ USD
• Гарячий — готові купити цього тижня
• Іпотека — потрібна допомога з банком
• Готівка — повна оплата без банку
• Ексклюзив — обʼєкт лише у нас
• Партнерська угода — спільна з іншим агентством
• Повторний — клієнт уже купував/орендував через нас

У формі редагування угоди є поле «Теги» — введіть кілька через кому (VIP, Гарячий, Іпотека) і всі додадуться разом.

Крок 8. Підключення Instagram/Meta та Telegram-бота

Перейдіть у Інтеграції. Підключіть три ключові канали:

Meta Lead Ads (Facebook + Instagram)

1. Натисніть «Підключити» біля логотипу Meta.
2. Авторизуйтесь через Facebook-акаунт, що має доступ до бізнес-сторінки агентства.
3. Виберіть сторінки агентства й конкретні Lead-форми, які хочете інтегрувати.
4. Налаштуйте маппінг полів форми Meta → поля ліда в TurboCRM (телефон → телефон, імʼя → імʼя, бюджет з форми → кастомне поле «Бюджет клієнта»).

Тепер кожна нова заявка з вашої Lead-форми Instagram/Facebook автоматично зʼявляється у TurboCRM як новий лід зі статусом «Новий», з джерелом «Instagram Lead Ads» і пушує сповіщення черговому рієлтору.

Telegram-бот для прийому заявок

1. Через @BotFather у Telegram створіть бота, отримайте токен.
2. У TurboCRM, в розділі Інтеграції → Telegram, вставте токен.
3. Налаштуйте автоматичне привітання: «Дякуємо за звернення! Наш рієлтор передзвонить упродовж години».

Розмістіть посилання на бота в Bio Instagram, у відповідях на коментарі, в QR-коді на банері.

Webhook OLX (через інтеграційний сервіс)

OLX не має офіційного API для приватних оголошень, але можна налаштувати парсер через третій сервіс (Zapier, Make.com) → webhook у TurboCRM. Технічна інструкція — в окремому гайді «Інтеграції» в документації.

Крок 9. Робота з вхідним лідом

Сценарій: о 14:30 з Instagram Lead Ads приходить нова заявка від Олени, яка шукає двокімнатну квартиру в районі Сихів до 75 000 USD.

1. Сповіщення. Черговий рієлтор отримує push у браузері + email + сповіщення в шапці CRM. Якщо ввімкнений Telegram-бот для команди — також у Telegram-канал агентства.
2. Картка ліда. Натиснувши на сповіщення, рієлтор потрапляє в картку Олени:
   • Імʼя, телефон, email, повідомлення з форми
   • Джерело: «Instagram Lead Ads», UTM-мітки
   • Заповнені кастомні поля: Тип = Квартира, Район = Сихів, Бюджет = 75 000 USD
   • Статус: Новий
3. Перший дзвінок (упродовж години). Рієлтор натискає кнопку «Подзвонити» (або відкриває телефон вручну). Після дзвінка натискає кнопку «Дзвінок» у блоці «Швидка взаємодія» і вписує: «Поговорив, шукає 2-к на Сихові, бюджет 75-80k USD, терміновість 2–3 місяці. Готова дивитись обʼєкти у вихідні».
4. Зміна статусу. Лід переходить у статус «Кваліфікований» — це сигнал до конвертації в угоду.

Крок 10. Конвертація ліда у клієнта й угоду

Лід «Олена» кваліфікований — час перевести її в категорію клієнта і створити угоду на пошук квартири.

У картці ліда натискаємо кнопку «Конвертувати в угоду». Система автоматично:

• Створює запис «Клієнт» з даними з ліда
• Створює угоду в воронці «Продаж нерухомості» на першому етапі «Новий запит»
• Переносить кастомні поля (район, бюджет, тип) з ліда в угоду
• Звʼязує ліда → клієнта → угоду в єдину історію
• Назначає рієлтора, який кваліфікував ліда, відповідальним за угоду

Крок 11. Ведення угоди по етапах воронки

Розглянемо повний шлях угоди Олени по воронці «Продаж нерухомості».

Етап 1 → 2: Новий запит → Кваліфікація

Угода стартує на першому етапі. Рієлтор уточнює деталі (бажані поверхи, терміни виїзду попередніх власників, бажаний стан ремонту). Заповнює відповідні кастомні поля. Перетягує картку kanban-стилем у наступний етап.

Етап 3: Підбір обʼєктів

Рієлтор обирає 5 квартир з бази агентства під параметри Олени. Заповнює нотатку: «Підібрав 5 варіантів — вул. Стрийська 45, вул. Сахарова 12, вул. Хуторівка 8, вул. Зелена 132, вул. Червоної Калини 89. Чекаю відгуку клієнтки».

До картки угоди прикріплює PDF з добіркою (перетягнути у блок «Файли»).

Етап 4: Показ обʼєкта

Олена вибрала 2 варіанти, готова на показ. Рієлтор створює задачу:

• Назва: Показ кв. Стрийська 45 + Сахарова 12
• Дата: субота 10 травня, 11:00
• Призначити: сам собі
• Привʼязати до: угода Олени
• Нагадування: за 1 годину до події (push + Telegram)

Етап 5: Переговори з продавцем

Олені сподобалась квартира на Сахарова, готова брати, але хоче знизити з 78 000 до 73 000 USD. Рієлтор фіксує цей факт як активність типу «Дзвінок» з продавцем, статус — «Очікую відповіді».

Етап 6: Оформлення документів

Продавець погодився на 75 000 USD. Олена внесла завдаток 5 000 USD. Рієлтор:

• Створює задачу нотаріусу — «Підготувати договір купівлі-продажу до 17 травня»
• Прикріплює сканкопії документів (паспорти, ідентифікаційні коди, тех. паспорт квартири)
• Оновлює суму угоди: 75 000 USD → автоматично рахується комісія 3% = 2 250 USD

Крок 12. Задачі рієлторам, дзвінки, історія взаємодій

Задачі

Розділ Задачі — особиста to-do кожного рієлтора. Бачать тільки свої задачі. Власник бачить усі. Можна перемикатися між списком і календарем.

Типи задач для нерухомості:

• Дзвінок клієнту
• Показ обʼєкта
• Зустріч з нотаріусом
• Підготовка договору
• Виїзд у банк (для іпотечних клієнтів)
• Передача ключів

Кожна задача має термін, нагадування (за день, за годину, в момент), тип, опис, привʼязку до угоди/клієнта.

Активності (історія взаємодій)

У картці кожного клієнта/угоди є таймлайн усіх активностей: системних (зміна етапу, додавання задачі) і ручних (Дзвінок, Email, Зустріч, Нотатка, SMS). Ручну активність додає рієлтор одним кліком — кнопка «+ Додати взаємодію».

Це критично важливо в нерухомості: коли клієнт повертається через місяць після відмови, новий рієлтор бачить усю попередню історію за 5 секунд і не починає з нуля.

Крок 13. Фінальна угода: закриття «Виграно»

17 травня. Олена і продавець підписали договір купівлі-продажу у нотаріуса. Гроші передано. Рієлтор повертається в офіс і:

1. Відкриває картку угоди
2. Перетягує її на останній етап — «Угода закрита»
3. Підтверджує: «Виграно» (alternative: «Програно» з вибором причини, якщо угода зірвалась)
4. Перевіряє остаточну суму угоди (75 000 USD) і комісію (2 250 USD — автоматично рахується від суми)
5. Прикріплює фото підписаного договору

Якщо угода зірвалась («Програно»), система запитає причину з вашого списку:

• Не знайшли підходящий обʼєкт
• Клієнт обрав інше агентство
• Не зійшлись по ціні
• Банк відмовив у іпотеці
• Клієнт передумав купувати
• Інше

Це йде в звіти — і власник через місяць побачить, наприклад, «42% програшів — банк відмовив у іпотеці» і прийме рішення про партнерство з іншим банком.

Крок 14. Звіти: воронка, конверсії, рієлтори, причини програшу

Розділ Звіти — головний інструмент власника агентства. Доступні віджети:

1. Воронка по етапах

Скільки угод на якому етапі прямо зараз. Видно, де «застрягли» — наприклад, 30 угод на етапі «Переговори з продавцем», що тиждень не рухаються. Кліком провалюємось у список цих угод і розбираємось.

2. Конверсія між етапами

З кожного етапу — який % переходить далі. Типова метрика для нерухомості:

• Новий запит → Кваліфікація: 80%
• Кваліфікація → Підбір обʼєктів: 60%
• Підбір → Показ: 50%
• Показ → Переговори: 40%
• Переговори → Документи: 70%
• Документи → Закриття: 90%

Якщо у вашого агентства «Показ → Переговори» = 15% (замість 40%), це сигнал: проблема в підборі (показуємо не те) або в самих рієлторах (не вміють закривати на показі).

3. Звіт по рієлторах

Таблиця: рієлтор × кількість активних угод × сума активних угод × закриті за місяць × виграні × програні × конверсія × середня сума угоди × середня комісія.

На основі цього — мотивація, KPI, бонуси. Показники експортуються в Excel.

4. Джерела лідів

Скільки лідів і скільки виграних угод дав кожен канал. Якщо Instagram Lead Ads дав 200 лідів і 8 угод (4%), а OLX — 50 лідів і 12 угод (24%) — переливаємо бюджет з Instagram на OLX.

5. Причини програшу

Стовпчикова діаграма: топ-причин, чому угоди зриваються. Дозволяє приймати стратегічні рішення (партнерство з банком, навчання рієлторів, зміна цінової політики).

6. Час у воронці

Скільки в середньому угода проводить на кожному етапі. Якщо «Підбір обʼєктів» = 14 днів — занадто повільно, втрачаєте «гарячих» клієнтів. Норма для агентства нерухомості: 3–5 днів на цьому етапі.

Чек-лист швидкого старту (15 пунктів)

Якщо ви тільки зареєстрували акаунт на тарифі Free — зробіть це за 1–2 години і отримайте робочу систему до кінця дня.

1. Зареєструвати акаунт на turbocrm.com.ua, обрати піддомен
2. Запросити рієлторів, призначити ролі (Менеджер / Старший / Адміністратор)
3. Видалити демо-воронку, створити «Продаж нерухомості» з 7 етапами
4. (Опційно) Створити воронку «Оренда» з 4 етапами
5. Налаштувати статуси лідів (Новий, В роботі, Кваліфікований, Не цільовий, Спам)
6. Додати джерела лідів (Instagram, Facebook, OLX, дзвінок, рекомендація, ...)
7. Додати кастомні поля для угод (тип нерухомості, район, площа, бюджет, операція ...)
8. Створити теги (VIP, Гарячий, Іпотека, Готівка, Ексклюзив, ...)
9. Підключити Meta Lead Ads (Facebook + Instagram), налаштувати маппінг полів
10. Створити Telegram-бота, опублікувати посилання в Bio Instagram
11. Додати причини програшу (банк, ціна, інше агентство, передумав, ...)
12. Налаштувати правила автоматичного призначення лідів (round-robin або за районом)
13. Завести 1–2 тестові угоди, провести їх по всіх етапах — переконатись, що логіка працює
14. Відкрити Звіти, переконатись, що дані відображаються
15. Провести 30-хвилинний інструктаж рієлторам — показати картку ліда / kanban / задачі

Часті запитання