CRM для стоматології: захист даних, профогляди, лікарі

Стоматологічна клініка живе з двох речей: нові пацієнти приходять, старі повертаються на профогляди. Але більшість клінік губить обидва напрямки: заявки з Instagram приходять у Direct, а пацієнти, що були три місяці тому, забулися. CRM для стоматології — це не «реклама для залучення», а системний облік пацієнтської бази з урахуванням чутливості медичних даних. Розбираємо, що реально дає TurboCRM стоматології і чим відрізняється підхід від салону краси.

Що типово ламається у клініці без системного обліку

• Адміністратор не пам'ятає пацієнта — «у вас два роки тому було лікування каналу, пам'ятаєте?» — ніхто не пам'ятає.
• Профогляди не плануються — пацієнтки кажуть «прийду через 6 місяців», а потім не приходять 18.
• Реклама в Instagram губиться у Direct між відгуками і запитами.
• Medical-дані живуть у паперових картах — пожежа, переїзд або крадіжка = кінець.
• Немає звіту, який лікар скільки заробив — розподіл відсотків робиться за пам'яттю.

Чому стоматологія — особливий випадок

На відміну від салону краси, у стоматології є два важливі нюанси:

1. Конфіденційність медичних даних

За ЗУ «Про захист персональних даних» медична інформація — окрема категорія. Зберігати її у хмарних сервісах з дата-центром за межами ЄС не дозволено. TurboCRM для таких клінік пропонує on-premise версію — розгортається на вашому сервері, дані не виходять за межі вашого фізичного контуру, ви самостійно керуєте доступами і бекапами. Це критично для клінік, що працюють з державним регулятором.

2. Довгий цикл повторних візитів

Салон повертає клієнта через 3-6 тижнів. Стоматологія — через 6-12 місяців (профогляд + гігієна). Це значить, що система має нагадувати автоматично через звіт «Не було > 180 днів», інакше база просто забудеться.

Що реально дає TurboCRM стоматології

Єдина картка пацієнта

Замість паперових карт — digital-карта з історією: коли був, що робив, який лікар, скільки заплатив. Вкладки прикріплених файлів: рентген, план лікування, договір. Усе шукається за прізвищем або телефоном за 3 секунди.

Кастомні поля під медичну специфіку

• Алергії (анестетики, антибіотики).
• Хронічні захворювання (діабет, гіпертонія — впливає на лікування).
• Улюблений лікар.
• Плановий наступний візит (дата профогляду).
• Тип страховки (державна, приватна, без).

Сегментація через теги

• profogl-pending — пацієнти з плановим профоглядом у найближчі 30 днів.
• overdue — пропустили профогляд > 6 місяців.
• in-treatment — зараз у курсі лікування (наприклад, брекети).
• vip — витрачають > 30 000 грн/рік.

Воронка для нових пацієнтів

1. Заявка з Instagram/Telegram/сайту.
2. Первинна консультація запланована.
3. Консультація проведена.
4. Затверджено план лікування.
5. Оплачено передплату.
6. Активне лікування (курс).
7. Лікування завершено.
8. На профогляді через 6 міс.

Детальніше про будову воронки — у гайді по Kanban.

Транзакційні SMS перед візитом

У стоматології no-show — справжня біда: погоди на 10 хвилин коштують як 40 хвилин роботи з пацієнтом. SMS-нагадування за 24 години зменшує no-show на 50-60%. TurboCRM + TurboSMS — адміністратор надсилає SMS з картки пацієнта одним кліком.

Instagram та Telegram як основні канали лідогенерації

Найбільше нових пацієнтів у 2026 приходить з Meta Ads (Instagram + Facebook) і Telegram. Підключення — у окремих гайдах: Meta Lead Ads та Telegram-бот. Після підключення — round-robin розподіл на адміністраторів клініки.

Звіти, що варто дивитися щотижня

• Джерела нових пацієнтів — скільки прийшло з Instagram, Google-пошуку, рекомендацій.
• Середній чек по послугах — імплантація vs терапія vs гігієна.
• Revenue per doctor — скільки заробив кожен лікар цього місяця.
• Сплячі пацієнти > 180 днів — список, кому нагадати про профогляд.
• Conversion first-visit → treatment — скільки з консультацій переходить у активне лікування.

За 3 місяці впровадження TurboCRM та on-premise версії ми повернули 62 пацієнти зі списку «сплячих», що не були > 12 місяців. Середній чек з повторного візиту — 4 200 грн. Плюс чесно кажемо пацієнтам: «ваші дані на нашому власному сервері», і це підвищує довіру особливо у premium-сегменті.

Обмеження, про які важливо знати

• Онлайн-запису на конкретний слот лікаря — немає вбудованого booking з календарем. Адміністратор записує вручну з картки. Self-service запис — через зовнішні системи (Medbooking, YClients).
• Масові email/SMS-кампанії — зараз тільки транзакційні. Масові «привітаємо з новим роком» — через окремий TurboSMS або email-сервіс.
• Інтеграції з медичними системами (PACS, DICOM, 1С-Медицина) — через вихідні webhook-и та API (дивіться каталог), прямих connector-ів немає.

FAQ

Чи можна зберігати рентгенівські знімки в TurboCRM?

Так — як attachment у картці пацієнта. Ліміт розміру файлу — залежно від тарифу (на сторінці тарифів). Для великих обсягів медіа використовуйте зовнішній PACS-сервер і прив'язуйте посилання.

Чи є обмеження по кількості пацієнтів?

На безкоштовному Start — 100 записів/міс. На Pro — 10 000, на Business — безліміт. Деталі на сторінці тарифів.

Що робити, якщо пацієнти мають дату народження — треба нагадувати?

Створіть custom field birthday. Раз на тиждень адміністратор запускає звіт «Дні народження у найближчі 7 днів» і вручну надсилає привітання через SMS або Telegram. Автоматизація за тригером — у дорожній карті.

Чи можу я обмежити доступ лікаря лише до його пацієнтів?

Так. Через permission matrix: лікар отримує роль manager з правом бачити тільки пацієнтів, де він призначений відповідальним. Адміністратор бачить усю клініку.

Чи можна на одній CRM вести кілька клінік (мережа)?

Так — через окремі воронки для кожної клініки + теги «clinic=kyiv-podil», «clinic=lviv-centre». Доступ лікарів обмежується за тегами ролі. Для мереж > 3 клінік краще тариф Business.

Читайте також

• On-premise версія TurboCRM — для клінік з чутливими даними.
• Meta Lead Ads — головний канал лідів для стоматології.
• Telegram-бот — для запитів і консультацій.
• Kanban-воронка — для планування лікування.
• CRM для салону краси — суміжна ніша з іншими нюансами.

Шукаєте CRM для стоматології з урахуванням захисту медичних даних? TurboCRM — стандартний хмарний SaaS або on-premise на вашому сервері. 14 днів безкоштовно, імпорт пацієнтів з Excel або паперових карт. Обрати тариф → turbocrm.com.ua/pricing.