Як побудувати Kanban-воронку продажів за 10 хвилин

Kanban-воронка — це не «ще одна модна дошка», а робочий інструмент, який за один день розвертає керованість відділу продажів. Замість щоденного питання «Маню, що там з Петренком?» керівник відкриває екран і бачить усі 237 активних угод, де хто застряг і хто наступний на дзвінок. Гайд на 10 хвилин: створимо воронку з нуля, додамо автоматизації і покажемо, як у ній працює досвідчений менеджер.

Чому Kanban — головний формат для відділу продажів

У продажах є дві катастрофи: «ліди застрягли», коли менеджер про них забув, і «шалений місяць», коли одна половина команди зашиваєтся, а інша тягне показник. Kanban одночасно б'є по обох — ви бачите не тільки стан кожної угоди, а й завантаження кожного менеджера.

Що саме дає візуалізація:

• Негайна помітність «глухих» угод — картка три дні лежить у колонці «Переговори» без руху, це сигнал.
• Картина навантаження команди — одразу зрозуміло, у кого 50 активних карток, а у кого 5.
• Прозоре прогнозування — сумарна сума угод у колонці «Комерційна пропозиція» — це потенціал до кінця місяця.
• Ритм замість хаосу — кожна колонка = етап зі своїм очікуванням. «Демо» не може йти після «Закриття».

Docket нюанс: Kanban корисний тільки тоді, коли етапи воронки збігаються з тим, як ви реально продаєте. Якщо у вас складний B2B із demos — потрібен один набір, якщо швидкий B2C — інший. Про це нижче.

Крок 1. Побудуйте воронку під свій цикл продажів

Найбільша помилка новачків — взяти шаблонну воронку «Новий → Переговори → Закрито» і жити з нею. Через місяць з'ясовується, що «Переговори» насправді містять 4 дуже різні стани: демо, пропозиція, торг, очікування оплати. Щоб не робити рефакторинг через місяць, спочатку зафіксуйте реальні етапи.

Рекомендований мінімум для B2B-SaaS в Україні

1. Новий лід — щойно прийшов з форми/Meta/Telegram, не кваліфікований.
2. Кваліфікація — менеджер подзвонив, з'ясував BANT/потребу.
3. Демо — призначена або відбулась презентація продукту.
4. Комерційна пропозиція — надіслано КП з цінами.
5. Торг / узгодження — клієнт просить знижку, обговорює умови.
6. Готується до оплати — рахунок виставлено, очікуємо платіж.
7. Виграно — оплачено, onboarding розпочато.
8. Програно — з причиною (дорого, обрали конкурента, відклали).

У TurboCRM створити цю воронку — 3 хвилини: Налаштування → Воронки → Нова, потім Drag-and-drop етапи, додайте кольори. Для e-commerce та сервісних ніш є готові шаблони воронок, можна взяти базу і допиляти.

Крок 2. Правила переходу між етапами

Kanban без правил перетворюється на «всі тягнуть картки куди хочуть». Базові правила, які варто закріпити одразу:

• З «Нового ліда» в «Кваліфікацію» — тільки після контакту і запису причини. Не просто «переглянув картку».
• З «Кваліфікації» в «Демо» — треба заповнити поля: бюджет, роль людини, терміни.
• З «Комерційної пропозиції» назад у «Демо» — заборонено без коментаря. Щоб уникнути «повернув, бо зателефонуємо пізніше».
• У «Програно» — обов'язкове поле «Причина програшу» (дорого / обрав конкурента / відклав / не цільовий).

У TurboCRM частина цих правил вже працює з коробки (обов'язкові поля, причина програшу), а частина налаштовується вручну у політиці команди. Для повного rule-engine із кастомними тригерами є окрема стаття.

Крок 3. Що вмикається першого дня

Kanban сам по собі — це візуалізація. Щоб вона давала віддачу, увімкніть у CRM базовий мінімум:

• Round-robin розподіл лідів — новий лід з Meta Lead Ads, Telegram або форми сайту автоматично отримує відповідального менеджера по черзі. Реалізовано у стандартному розподільнику.
• Детектор дублів — при створенні нового ліда CRM шукає існуючі картки за телефоном та email, щоб не плодити копій.
• Обов'язкові поля на переходах — не можна перевести у «Демо», поки не заповнено бюджет і роль контакта.
• Причини програшу — при переведенні картки у «Програно» менеджер обирає причину зі списку, щоб потім бачити реальні blocker-и у звіті.
• Підсвітка застарілих карток — картки без активності > 3 днів візуально виділяються в колонці, керівник одразу помічає «забутих» клієнтів.

Крок 4. Метрики, які варто бачити кожного ранку

Kanban сам по собі дає «картинку». Щоб вона була керована, керівник бачить дашборд з 5 цифр:

Переїхали на Kanban з таблиці в Google Sheets і за перший тиждень знайшли 12 угод, про які всі забули. Три з них закрилися у плюс — загалом на 78 тис. грн. Kanban — це буквально гроші на підлозі, які ви просто не бачили.

Типові помилки, що знищують Kanban

• 10+ колонок — менеджер витрачає 5 хвилин на перетягування. Максимум 7-8 етапів.
• Картки без власника — ніхто не відповідає за рух. Правило: кожна картка має responsible manager з першої хвилини.
• «Очікування» як окрема колонка — клієнт може «очікувати» у будь-якій колонці. Використовуйте тег «waiting-on-client», а не окрему колонку.
• Без причини програшу — через 3 місяці ви не розумієте, чому угоди не закриваються.
• «Виграно» як кінець шляху — додайте post-sale етапи: «Onboarding», «Перший платіж», «Закінчився trial». Це зона retention, не sales, але в Kanban вона повинна бути видимою.

Що далі: від Kanban до повної CRM-системи

Kanban-воронка — це тільки перший шар. Повноцінна робота з продажами передбачає: контактну базу з історією, інтеграції з месенджерами, звіти по джерелах, автоматизовані follow-up послідовності. Усе це є у платформі TurboCRM — і Kanban там лише один з екранів.

Якщо плануєте CRM-систему для більше ніж 3 менеджерів — перевірте також тарифи TurboCRM: у планах Pro і Business включені розширені дашборди та безлімітна автоматизація, а компаніям із чутливими даними доступна on-premise версія CRM на вашому сервері.

FAQ

Скільки воронок може бути в одній CRM?

У TurboCRM на тарифі Start доступно 3 воронки, на Pro — безлімітно. Зазвичай SMB вистачає 3-4: «Основні продажі», «Повторні продажі», «Корпоративні клієнти», «Онбординг/постпродаж».

Як перейти з таблиці Excel/Google Sheets на Kanban?

Імпортуйте угоди з Excel (docdanty колонками «клієнт», «сума», «етап»), CRM автоматично розподілить їх по колонках Kanban. Детальний план — у статті Як перейти з Excel на CRM без втрати даних.

Чи можна налаштувати різні Kanban-воронки для різних команд?

Так. Створюєте окремі воронки під кожну команду (продажі, підтримка, маркетинг) — вони не перетинаються, права налаштовуються ролями.

Як Kanban дружить з дзвінками і месенджерами?

У TurboCRM з картки Kanban можна одразу зателефонувати (через TurboSMS, Binotel, Telegram), уся комунікація зберігається в історії, менеджер бачить контекст клієнта перед дзвінком.

Що робити, якщо менеджер не хоче користуватися Kanban?

Типовий опір — «мені й в Excel зручно». Відповідь: покажіть час, який він заощаджує. У середньому Kanban у поєднанні з автоматизаціями знімає з менеджера 8-12 годин рутини на тиждень.

Читайте також

• 7 простих правил автоматизації, які економлять 10 годин на тиждень — як навісити auto-правила поверх Kanban.
• Як підключити Meta Lead Ads до CRM без Zapier — щоб ліди одразу приземлялись у Kanban, а не через Zapier.
• Як перейти з Excel на CRM без втрати даних — перший крок до правильного Kanban.
• Lead scoring простими словами — як підсвічувати гарячі картки у Kanban.
• Тарифи TurboCRM — щоб побачити, який план покриває вашу команду.

Готові побудувати свій Kanban за 10 хвилин? Зареєструйтесь у TurboCRM — перший тиждень безкоштовний, шаблони воронок для типових ніш уже в комплекті, а імпорт з Excel або іншої CRM — це одна кнопка. Обрати тариф → турбоcrm.com.ua/pricing.