CRM для фітнес-студії: абонементи, retention, нагадування

Ключова метрика фітнес-бізнесу — retention. Якщо клієнт не продовжив абонемент, вам потрібно замінити його новим, а це дорого: залучення нового клієнта коштує у 5-7 разів дорожче за утримання старого. CRM для фітнес-клубу — це не «софт для касира», а систематичний облік абонементів, відвідувань і нагадувань, які дають вам контроль над churn. Розбираємо, як налаштувати у TurboCRM без надлишкового функціоналу.

Що типово ламається у студії без CRM

• Абонементи ведуться в Excel — немає нагадування «залишилось 2 тренування», менеджер тільки на рецепції помічає, що людина не доходила до завершення.
• Немає історії клієнта — коли купив, що купив, з чим приходить (оздоровча мета vs спорт).
• Немає списку «сплячих» — 37% відвідувачів не приходять > 14 днів, і їх ніхто не запрошує.
• Реклама в Instagram не фіксується, заявки губляться у Direct.
• Тренер не знає клієнта — «яка у вас мета? які обмеження?» — кожен раз перепитує.

Як виглядає облік у TurboCRM

Абонементи через кастомні поля

Створіть custom fields під ваш продукт:

• Тип абонемента (8 тренувань/місяць, 12 тренувань, безлімітний, PT-пакет).
• Залишок тренувань (число, оновлюється вручну).
• Дата активації.
• Дата завершення.
• Улюблений тренер.
• Мета (схуднути, набрати масу, реабілітація, підтримка).
• Обмеження здоров'я (коліно, спина, тиск).

При кожному візиті адміністратор відкриває картку клієнта, зменшує «залишок тренувань» на 1. Наступний візит — ще один. Коли залишок 2 — тег about-to-expire.

Сегментація тегами

• active — ходить регулярно, абонемент діє.
• about-to-expire — залишилось ≤ 2 тренування.
• expired — абонемент закінчився, не продовжив.
• sleep-14 — не було > 14 днів (попередження).
• sleep-30 — не було > 30 днів (повернення дороже).
• pt-client — клієнт персональних тренувань.

Воронка продажів (для нових лідів)

1. Запит з Instagram/Telegram/форми сайту.
2. Запропоновано пробне тренування.
3. Пробне проведено.
4. Купив абонемент.
5. Активний.
6. Продовжив (виграш повторний).
7. Випав — тег churn з причиною (дорого / нема часу / травма / переїхав).

Детально про побудову — у гайді Kanban-воронки.

Транзакційні SMS перед завершенням абонемента

Головний utility для фітнес-студії. Через інтеграцію з TurboSMS адміністратор щотижня робить фільтр tag=about-to-expire і відправляє SMS: «У вас залишилось 2 тренування. Продовжимо зі знижкою 10%?». Це найдешевший спосіб підвищити retention на 15-25%.

Головні метрики фітнес-CRM

Вранці керівник відкриває дашборд і бачить:

Перевели студію на 3 філії у TurboCRM. Головна зміна — фільтр «Залишилось 2 тренування» плюс SMS від адміна. За 6 місяців renewal rate зріс з 52% до 74%. Це реальні гроші: 22% тих, хто раніше відвалювався, тепер продовжує.

Інтеграції, які справді потрібні студії

• Meta Lead Ads (Instagram + Facebook) — основне джерело. Як підключити.
• Telegram-бот — для запитань «чи є вільне місце у групі йоги 19:30?». Інструкція.
• TurboSMS — для транзакційних SMS (скоро завершиться, нагадування).
• Webhook-и на CRM-події — якщо у вас є свій сайт з онлайн-оплатою (наприклад, WayForPay), оплата абонемента → webhook у CRM оновлює залишок.

Обмеження, про які треба знати

• Онлайн-розкладу і бронювання місць на групове заняття немає вбудованого. Для self-service використовуйте окремі сервіси (Mindbody, Altegio) і через webhook-и передавайте оплати у TurboCRM.
• Авто-зменшення залишку тренувань при сканер-картці — зараз тільки вручну. Інтеграція з turnstile-системами — через webhook або API, потрібен розробник.
• Автоматичної SMS-розсилки за тригером «абонемент закінчується за 3 дні → SMS» — у дорожній карті. Зараз — вручну через фільтр + масовий TurboSMS-кабінет.

FAQ

Чи можу я вести окремі воронки для основних продажів та PT-послуг?

Так. Створіть дві воронки: «Групові заняття» і «Персональні тренування». У кожній — свої етапи і теги. На тарифі Pro — до 10 воронок.

Як рахувати комісію тренера?

У картці угоди є поле «Відповідальний менеджер» (у вашому випадку — тренер). Звіт «Revenue by manager» показує, скільки заробив кожен тренер за період. Комісію адміністратор рахує у кінці місяця за цим звітом.

Чи можу я мати мережу студій у одному кабінеті?

Так. Через теги «studio=kyiv-centr», «studio=lviv» або через окремі воронки на кожну студію. Ролі обмежують доступ тренерів тільки їхньої студії.

Що робити, якщо у нас вже є Mindbody або Altegio?

Експортуйте клієнтів у CSV, імпортуйте в TurboCRM за чек-листом. Самі розклад і бронювання залиште у Mindbody, а аналітику, SMS, маркетинг ведіть у TurboCRM.

Скільки коштує абонементна модель обліку?

Залежить від розміру клубу. Базовий облік (до 100 активних абонементів) — на безкоштовному Start. Для 1 000+ клієнтів — тариф Pro або Business, деталі на сторінці тарифів.

Читайте також

• Kanban-воронка за 10 хвилин — для воронки нових клієнтів.
• Meta Lead Ads — основний канал рекламы для фітнесу.
• Telegram-бот — для швидких запитань клієнтів.
• Перехід з Excel на CRM — якщо ведете абонементи у таблиці.
• CRM для салону краси — подібний підхід до retention.

Хочете підняти renewal rate вашої студії з 50% до 70%+? TurboCRM допомагає сегментувати клієнтів за статусом абонемента і слати нагадування через TurboSMS. 14 днів безкоштовно → turbocrm.com.ua/pricing.