KPI продажів: метрики, дашборд, як відстежувати

KPI у продажах — не таблиця, яку показують раз на квартал на нараді, щоб хтось нервувався. Це щоденні орієнтири, які допомагають менеджеру розуміти, куди йти сьогодні, а керівнику — бачити, де система провалюється. У більшості SMB в Україні KPI або не існує взагалі, або існує у вигляді одного числа «план на місяць», який лише демотивує. У цій статті розбираємо, які 8-10 метрик дійсно треба вимірювати, як побудувати дашборд у TurboCRM і чесно — що рахується автоматично, а що треба вважати руками.

Рівні KPI: стратегічні, тактичні, операційні

KPI ділиться на три рівні, і плутати їх — типова помилка SMB.

• Стратегічні (місяць, квартал): виручка, маржа, LTV, CAC. Це для власника і фінансиста.
• Тактичні (тиждень): конверсія воронки, середній чек, цикл угоди. Це для керівника відділу.
• Операційні (день): кількість дзвінків, відповіді на заявки за годину, SLA-задачі. Це для менеджера.

Якщо менеджер бачить тільки «план на місяць 500 тис.» — він не знає, що робити сьогодні. Якщо бачить «30 дзвінків, 10 КП, 3 укладання договорів» — знає.

«Ми додали менеджеру операційний KPI «5 SLA-задач не повинні горіти червоним до 17:00». За два тижні швидкість відповіді виросла з 45 хв до 8 хв, а продажі — на 22%». — РОП торгової компанії, Дніпро

Must-have метрики для SMB

Як побудувати дашборд у TurboCRM

TurboCRM з тарифу Base надає п'ять стандартних звітів, які покривають 80% потреб SMB:

• Revenue Report: виручка за період з розбивкою по джерелах, менеджерах, продуктах.
• Funnel Report: конверсія на кожному етапі Kanban-воронки.
• Sources Report: ефективність джерел — що приносить ліда, що — гроші.
• Manager Leaderboard: рейтинг менеджерів по виручці, угодам, середньому чеку.
• Loss Reasons Report: чому клієнти йдуть — «дорого», «обрали конкурента», «не зараз».

Що TurboCRM НЕ рахує автоматично

Будьте чесними з собою — не всі KPI CRM вміє вважати сама. Це нормально для SMB-продукту, але важливо розуміти межі.

• Комісії та бонуси менеджерам — авто-розрахунок комісій не є частиною TurboCRM. Revenue Report покаже суми, а формулу «×12% від маржі» керівник застосовує в Excel або у Google Sheets за підсумками місяця.
• LTV — відображається, якщо коректно заповнено поле «повторний покупець», але потребує ручної перевірки.
• CAC — TurboCRM не підтягує витрати з рекламних кабінетів. Ви самі записуєте бюджет і ділите на кількість лідів.
• Нагадування менеджерам про KPI — не автоматичні email. У SMB-реальності керівник пише в Telegram-чат команди: «Іван — 60% плану, у тебе 5 днів. Давай».

Це не баг, а свідомий вибір: авто-нарахування бонусів — це місяці впровадження, купа edge-case (відмови, повернення, знижки). Ручний розрахунок у SMB з 5-15 менеджерами — це 30 хвилин на місяць, це нормально.

Як використовувати дашборд на практиці

Налаштуйте ритм перегляду:

• Щодня о 17:00: керівник відкриває Funnel Report — де завис найбільше лідів? Які SLA-задачі горять? Пише менеджеру у Telegram.
• Щотижня по понеділках: спільна 30-хвилинна планерка. На екрані — Manager Leaderboard, Loss Reasons. Обговорюємо, чому Петро втрачає лідів на «дорого».
• Щомісяця: виручка в Revenue Report, порівняння з планом, перегляд кооефіцієнтів (win rate, цикл).

Розподіл прав на дашборд

У TurboCRM є ролі owner/admin/manager/viewer. Дашборд працює так:

• Manager бачить тільки свої угоди і свій рейтинг у Leaderboard.
• Admin/owner бачать все по компанії, розбивку по менеджерам.
• Viewer — read-only для бухгалтера/власника, не змінює дані.

Анти-паттерн: KPI без довіри

Не додавайте метрику лише тому, що «її можна виміряти». Кожна метрика має пройти тест: «чи ми будемо ухвалювати рішення на основі цього числа?». Якщо менеджер знає, що швидкість відповіді — це 30% його бонуса, він буде відповідати швидко. Якщо ви міряєте, але не платите — метрика стає шумом.

Читайте далі

• Мотивація менеджерів — як зв'язати KPI з оплатою.
• План продажів — як поставити цифри, які КПІ вимірюватиме.
• Керівник відділу — як інтерпретувати дашборд.
• 7 важелів зростання — що робити, коли KPI провалюються.

Усі 5 звітів уже є з тарифу Base у TurboCRM. Подивіться тарифи — за 14 днів безкоштовного тріалу ви зберете перший дашборд і зрозумієте, де в системі діри.