KPI для команди продажів: які метрики дивитись щодня

Якщо керівник відділу продажів раз на місяць збирає Excel-звіт з 5 вкладок, запитує менеджерів «скільки ти сьогодні подзвонив», і ухвалює рішення на основі «мені здається» — відділ живе наосліп. Інший варіант — дашборд з 7 цифр, що оновлюється у реальному часі. Керівник відкриває зранку, за 3 хвилини бачить картину і приймає рішення того ж дня. У цьому гайді — які саме KPI мають бути у цих 7 цифрах і як їх побачити у TurboCRM.

Чому «звіт раз на місяць» руйнує відділ

Класична помилка керівника: «планування → звіт → реакція» через 30 днів. За цей час:

• Менеджер, у якого провалилася швидкість відповіді на ліди, встигає втратити 150+ потенційних угод.
• Канал, який раптом припинив приносити клієнтів (наприклад, Meta Ads упала через зміну таргетингу), виправляється з запізненням.
• Conversion на етапі «Демо → КП» може провалитись з 35% до 18%, а керівник помітить тільки за місяць у зведеному звіті.

Реальний відділ продажів дивиться дашборд щодня. Не «детальний аналіз», а швидкий огляд: «що сьогодні відбулось, чи є аномалії, куди втручатись».

7 KPI, які мають бути на щоденному дашборді

1. Нові ліди за 24 години (по джерелах)

Метрика: скільки лідів прийшло вчора і сьогодні, з розбивкою по джерелах (Meta Ads, Telegram, форма сайту, cold email).

Де у TurboCRM: звіт «Джерела лідів» (Звіти → Джерела). Графік по днях + таблиця з conversion rate на кожен канал.

Що сигналізує: якщо Meta Ads давала 15 лідів/день, а сьогодні 3 — маркетингу терміново перевіряти креативи, бюджет, таргетинг.

2. Conversion воронки (по етапах)

Метрика: який відсоток лідів переходить з кожного етапу на наступний. Новий → Кваліфіковано → Демо → КП → Виграно.

Де у TurboCRM: звіт Funnel Report — вертикальна діаграма з відсотками переходів.

Що сигналізує: якщо на етапі «Демо → КП» conversion провалився з 45% до 25%, проблема — або у якості демо, або у ціноутворенні. Розбирайтесь саме з цим блоком, а не з усією воронкою.

3. Середній чек за період

Метрика: середня сума виграної угоди за тиждень/місяць.

Де у TurboCRM: Revenue Report (Звіти → Виручка) показує total revenue + кількість виграних угод. Ділите — отримуєте середній чек.

Що сигналізує: падіння середнього чеку на 20% — або менеджери почали демпінгувати, або пішли VIP-клієнти, або є зміни у продуктовому міксі. Треба перевірити причину.

4. Revenue per manager (хто скільки заробив)

Метрика: сумма виграних угод кожного менеджера за період.

Де у TurboCRM: Manager Leaderboard. Таблиця-рейтинг: Іванов 142 800 грн, Петренко 98 400, Сидорова 67 200.

Що сигналізує: якщо розрив між topcome і bottom у 3+ рази — або у слабших менеджерів проблема з кваліфікацією, або їм дають гірші ліди (перевірте розподіл через round-robin).

5. Швидкість першого контакту (SLA)

Метрика: середній час від створення ліда до першого дзвінка/повідомлення менеджера.

Де у TurboCRM: віджет на головному дашборді «Ліди без контакту > 60 хв» — показує прострочені у реальному часі.

Що сигналізує: таргет для SMB — до 15 хвилин. Якщо у вас 2 години — ви втрачаєте до 50% потенційних угод, бо клієнти пішли до конкурентів.

6. Активні угоди на кожного менеджера (WIP)

Метрика: скільки угод одночасно веде кожен менеджер.

Де у TurboCRM: фільтр у Kanban-воронці по responsible manager. Одразу видно завантаження.

Що сигналізує: таргет — 30-50 активних карток одночасно. Якщо у менеджера 120 — він тоне, не встигає, гарячі ліди охолоджуються. Якщо 10 — недозавантажений, треба більше лідів.

7. Причини програшу (топ-3)

Метрика: які 3 причини найчастіше з'являються у полі «Причина програшу» (дорого / обрав конкурента / відклав / не цільовий / no answer).

Де у TurboCRM: стандартний звіт Loss Reasons — кругова діаграма з часткою кожної причини.

Що сигналізує: якщо 55% програшів — «дорого», треба не тренувати менеджерів закривати, а перевіряти ціноутворення або позиціонування. Це стратегічна, не тактична проблема.

Як налаштувати ваш дашборд у TurboCRM

Крок 1. Переконайтесь, що дані заповнюються повно

KPI точні рівно настільки, наскільки чисто заповнюються картки. Перевірте:

• Усі ліди мають джерело (не «інше»).
• При переведенні у «Програно» обов'язково обирається причина.
• Виграні угоди мають суму (не 0).
• Менеджери проставляються responsible при створенні ліда (через round-robin).

Крок 2. Відкрийте потрібні звіти

У кабінеті TurboCRM: Звіти. Доступні: Funnel, Revenue, Sources, Manager Leaderboard, Loss Reasons, Activities. Кожний фільтрується по періоду (день/тиждень/місяць/квартал) і по менеджеру/воронці.

Крок 3. Встановіть ритуал перегляду

Не просто «подивитись, коли згадаю». Закріпіть у календарі:

• Щодня о 9:00 — швидкий огляд (5 хвилин): нові ліди за 24 год, ліди без контакту, revenue учора.
• Понеділок — тижневий огляд (30 хвилин): conversion воронки, manager leaderboard, причини програшу.
• Перший день місяця — місячний огляд (2 години): тренди, аномалії, план на наступний місяць.

До впровадження дашборда ми звіт збирали 2 дні наприкінці місяця. Побачили, що 3 з 8 менеджерів просідають по швидкості відповіді. Тепер дивимось дашборд щодня 5 хвилин. За 3 місяці conversion воронки виріс з 12% до 19% — тільки за рахунок того, що проблеми видно одразу.

Що важливо НЕ рахувати

Є метрики-ілюзії, які часто потрапляють на дашборди, але користі не дають:

• Кількість дзвінків на день. Без контексту (якість дзвінка, тривалість, результат) — пустий показник. Менеджер може зробити 80 дзвінків по 20 секунд — і це гірше за 20 дзвінків по 5 хвилин.
• Середня тривалість дзвінка. Знов: короткий дзвінок може бути «так, згоден, підпишу договір». Довгий — «розмова ні про що».
• Кількість задач у CRM. Менеджер може накидати сотню задач «на потім» — це не знак роботи.
• NPS з однієї опитування. Пам'ятайте: NPS працює тільки з довгої серії, одноразові опитування — шум.

Обмеження TurboCRM, які варто знати

• Кастомні дашборди з drag-and-drop-віджетами — у дорожній карті. Зараз звіти стандартні, але покривають базові потреби SMB.
• Експорт у Google Data Studio / Looker — через API TurboCRM (GET /api/v1/reports/...) або вихідні webhook-и. Пряма інтеграція в каталозі розглядається.

FAQ

Чи можна експортувати звіт у PDF/Excel?

Так — кнопка Export на кожному звіті видає CSV або Excel. PDF — через Print-to-PDF браузера з уже налаштованим layout-ом.

Чи доступні дашборди на безкоштовному Start?

Базові звіти (Funnel, Sources, Revenue) — так. Розширена аналітика по менеджерам і причинам програшу — з тарифу Base і вище. Деталі на сторінці тарифів.

Як подивитись звіт за кастомний період?

У фільтрі кожного звіту є «Довільний період» — вибираєте стартову і кінцеву дату. Корисно для A/B порівнянь («було до зміни скрипту vs стало після»).

Чи можна обмежити доступ менеджера до загального дашборда?

Так. Через permission matrix: менеджер бачить лише свої показники, керівник — усієї команди, owner — всього кабінету.

Як порівнювати поточний місяць з минулим?

У кожному звіті кнопка «Порівняти з попереднім періодом» — показує приріст у % і абсолютних значеннях. Зручно для quarterly ретроспектив.

Читайте також

• Kanban-воронка — база, з якої будуються всі звіти.
• 7 сценаріїв автоматизації — щоб дані у картках заповнювались коректно.
• Lead scoring — щоб дашборд показував пріоритет лідів.
• Meta Lead Ads — головне джерело, яке треба моніторити щоденно.
• Тарифи TurboCRM — які звіти на якому плані.

Хочете бачити стан відділу продажів за 3 хвилини зранку замість 2 днів наприкінці місяця? TurboCRM має вбудовані звіти Funnel, Revenue, Sources, Manager Leaderboard і Loss Reasons на всіх тарифах. Спробуйте 14 днів безкоштовно → turbocrm.com.ua/pricing.