CRM для онлайн-школы: лиды, оплаты, продления курсов

Онлайн-школа на 200-500 учеников — это классический лабораторный случай «хаос без CRM»: заявки падают через Instagram, Google Forms, WhatsApp, сайт, Telegram-бот, а менеджеры пытаются всех запомнить. Результат — 30-40% оплат «не доходят», потому что напомнить забыли; продлений курса — меньше половины; родители пишут в чат и ждут день ответа. Гайд о том, как в TurboCRM за неделю построить систему, где ни одна заявка не теряется, а процесс оплаты и продлений становится предсказуемым.

Почему онлайн-школам CRM критически нужна

Типичная онлайн-школа — это 3-8 менеджеров, которые принимают заявки, консультируют, звонят по оплате, напоминают о следующем курсе. Источников заявок — 5-10. Продукт — несколько курсов разной стоимости и длительности. Без CRM эта машина работает на 50% от потенциала.

Конкретные проблемы, которые видим в каждой школе до внедрения:

• Заявки из Instagram идут в Direct, но менеджер открывает Direct раз в день. 40% лидов остывают.
• Папа ребёнка, который должен был оплатить в понедельник, забыли. У него уже вторник.
• Ученик закончил курс — никто не написал «вот следующий уровень со скидкой для вас». Потерянный continuation.
• Менеджер ушёл в отпуск — его 30 активных переговоров зависли, потому что в Excel с комментариями «подумает» нет контекста.
• Владелец не знает, у кого конверсия заявка→оплата выше, у Оли или у Кати.

Средняя стоимость курса — 4 000-12 000 грн. Школа с 10 менеджерами принимает 300-500 заявок/мес. Терять 30% из них — это 500 000-1 500 000 грн недозаработанных в год. CRM в 9 из 10 случаев окупается за первый месяц.

Структура CRM для онлайн-школы

Воронка «Заявка → Ученик»

Базовая воронка для новой заявки (не путать со следующим разделом о продлении):

1. Новая заявка — из любого канала (сайт, Facebook, Telegram, рекомендация).
2. Консультация назначена — менеджер договорился позвонить или провести знакомство.
3. Консультация проведена — звонок состоялся, потребности выяснены.
4. Оплата ожидается — клиент согласен, ждём, пока переведёт деньги.
5. Оплачено — ученик зачислен — закрытая сделка.
6. Отказ — причина (дорого, не подходит график, передумал).

Вторая воронка — «Продление курса»

После закрытия первой сделки вам нужна вторая воронка — это ключ к LTV онлайн-школы. Типичная структура:

1. Ученик на текущем курсе — карточка создаётся автоматически при закрытии первой сделки.
2. Осталось 2-3 недели до конца — триггер менеджеру: предложить следующий уровень.
3. Предложено продление — менеджер сделал предложение.
4. Согласовано — ожидает оплаты.
5. Оплачено — продлено.
6. Отказался продлевать — причина (закончил курс, не понравился преподаватель, финансы).

Без этой второй воронки вы делаете школу «одноразовой» и теряете LTV. О техниках удержания подробнее — в статье Удержание клиентов: техники без бюджета.

Кастомные поля для школы

• Возраст ученика (number) — особенно важно для школ для детей.
• Родитель или взрослый ученик (select) — контакт с кем ведётся, даже если плательщик другой.
• Целевая профессия или цель обучения (text) — для сегментации и рекомендаций.
• Предыдущий опыт (textarea) — что знает до курса.
• Желаемый формат (select) — groups / 1-to-1 / mini-group.
• Желаемое время занятий (select) — утро / день / вечер / выходные.
• Курс (select) — конкретное название продукта.
• Дата старта курса (date).
• Дата окончания курса (date) — для триггера «предложить продление».
• Сумма договора (number).
• Вариант оплаты (select) — полная, помесячно, в рассрочку.

Теги

«активный», «в ожидании оплаты», «дорогой», «большой бюджет», «корпоративный», «скидка 10%», «повторный», «VIP». Полезны для массовых фильтров в конце каждого курса.

Оплата в CRM — что надо понимать

В TurboCRM есть интеграция с WayForPay — создаёте на карточке клиента кнопку «Оплатить», генерируете ссылку, отправляете клиенту. Клиент платит картой, webhook сообщает CRM → сделка автоматически переводится в статус «Оплачено».

Рекуррентные платежи (рассрочка на 3-4 месяца) тоже работают — WayForPay поддерживает tokenized recurrent. Карта хранится в сервисе (не в CRM), каждый месяц происходит автосписание, CRM получает webhook. Если автосписание провалилось (карта заблокирована) — CRM создаёт задачу менеджеру позвонить клиенту.

Что НЕ делает TurboCRM в плане оплаты:

• Нет бухгалтерского модуля — счета, акты выполненных работ, выставление НДС и подобное. Для этого отдельные программы (1С, MEDOC, Checkbox).
• Не интегрируется напрямую с GetCourse, Learn Worlds, Teachable — если у вас LMS-платформа для уроков, передача «оплачено → зачислить» делается через наш Webhooks API. Отдельная работа 1-2 дня.
• Нет «курсов» как отдельной сущности — курс у нас это запись в справочнике + тег + поле «дата начала». Нет онлайн-плеера, библиотеки уроков, квизов.

Распределение заявок на менеджеров

Онлайн-школа — это классический кейс для автоматизации. Ключевые правила:

1. Round-robin для базовых заявок — новый лид распределяется автоматически.
2. Отдельный менеджер для корпоративных — условие: сумма >20k грн → назначить Олю.
3. SLA 30 минут — если заявка не взята в работу за 30 мин, подсвечивается красным и переходит в пул.
4. Автоматическое создание задачи при смене статуса на «Консультация назначена» — задача с dueDate = дата консультации.

Интеграции, которые реально работают для онлайн-школы

• Meta Lead Ads — Facebook / Instagram формы сразу в CRM. Для школ ключевой канал лидогенерации.
• Telegram Bot — ученики пишут в бот, сообщения попадают в CRM, менеджер отвечает из кабинета.
• TurboSMS — напоминания о начале курса, напоминания об оплате (ручная массовая рассылка по фильтру).
• WayForPay — онлайн-оплаты из коробки + recurrent-подписки.
• Google OAuth — логин менеджеров через рабочий аккаунт без отдельных паролей.

Онлайн-школа английского (5 менеджеров, 120 активных учеников) внедрила TurboCRM в марте. Через 2 месяца: conversion заявка→оплата вырос с 18% до 27%, продления курса — с 42% до 65%. Это дало +240 000 грн/месяц дохода при том же количестве входящих лидов.

Самые частые ошибки онлайн-школ в CRM

• Одна воронка вместо двух. Новые заявки и продления смешиваются, отчёты некорректны.
• Нет поля «дата окончания курса». Напоминать о продлении — не из чего. Это поле — сердце LTV в школе.
• Менеджер ведёт комментарии в своём телефоне. Если он подхватит грипп и не выйдет — кто-то другой откроет карточку и увидит: «заявка, никаких комментариев». Приучайте записывать КАЖДОЕ касание — 30 сек на комментарий спасают час на восстановление контекста.
• Не используют лид-скоринг. Распределять внимание менеджеров надо по приоритету. В TurboCRM нет автоматического lead scoring engine, но логику можно сымитировать через теги: «высокий приоритет», «средний», «фолоу-ап».
• Скопипастят с изи.ua / KeyCRM / amoCRM — выбирайте процессы под себя, не под чужую школу.

Что измерять в школе через CRM

• Conversion заявка → оплата (норма 20-30%).
• Conversion текущий курс → продление (норма 50-70%).
• Среднее время от заявки до первого ответа (норма <30 мин).
• LTV клиента (сколько один человек в сумме заплатил за всё время).
• Время жизни клиента в школе (сколько курсов подряд проходит).

Все эти цифры — во встроенных отчётах: Funnel, Revenue, Sources, Manager Leaderboard, Loss Reasons. Смотреть еженедельно. Как построить дашборд — в статье Sales KPI Dashboard.

FAQ

Интегрируетесь с GetCourse / Prometheus / Stepik?

Напрямую — нет. Передача «оплата пришла → зачислить ученика на курс в GetCourse» делается через наш Webhooks API. Это отдельная разработка (1-2 дня работы программиста со стороны школы).

Можно ли вести расписание групп в CRM?

Частично. Можно создать отдельную pipeline «Группы» и держать там каждую группу как сделку с полями «день недели», «время», «преподаватель», «ученики» (список). Но специализированного модуля расписания нет.

Сколько менеджеров можно подключить?

Зависит от тарифа. Детали — страница тарифов TurboCRM. Для школы 5-15 менеджеров обычно подходит план Base или Pro.

Как автоматически продлить ученика на следующий курс без менеджера?

Можно: через recurrent-подписки WayForPay. Клиент один раз подписывается на ежемесячную оплату → каждый месяц автоматически списывается → CRM обновляет статус. Менеджер только контролирует провалившиеся автосписания.

Читайте также

• Kanban-воронка продаж за 10 минут — основы воронки.
• Удержание клиентов: техники без бюджета — о продлении курсов.
• Meta Lead Ads без Zapier — главный канал для школ.
• Telegram-бот как канал продаж — для общения с учениками.
• Кейс: салон красоты «Лили» — аналогичная логика сервисного бизнеса.
• Кейс: магазин «Затышок» — история внедрения CRM в SMB.

Онлайн-школа устала терять 30% оплат и продлений? Попробуйте TurboCRM 14 дней бесплатно: две воронки, оплаты через WayForPay из коробки, Telegram и Instagram-интеграции. Калькулятор для 5-15 менеджеров — на странице тарифов TurboCRM.