CRM для онлайн-школи: ліди, оплати, продовження курсів

Онлайн-школа на 200-500 учнів — це класичний лабораторний випадок «хаос без CRM»: заявки падають через Instagram, Google Forms, WhatsApp, сайт, Telegram-бот, а менеджери намагаються всіх запам'ятати. Результат — 30-40% оплат «не доходять», бо нагадати забули; продовжень курсу — менше половини; батьки пишуть у чат і чекають день на відповідь. Гайд про те, як у TurboCRM за тиждень побудувати систему, де жодна заявка не губиться, а процес оплати і продовжень стає передбачуваним.

Чому онлайн-школам CRM критично потрібна

Типова онлайн-школа — це 3-8 менеджерів, які приймають заявки, консультують, дзвонять щодо оплати, нагадують про наступний курс. Джерел заявок — 5-10. Продукт — кілька курсів різної вартості і тривалості. Без CRM ця машина працює на 50% від потенціалу.

Конкретні проблеми, які бачимо у кожній школі до впровадження:

• Заявки з Instagram направляються у Direct, але менеджер відкриває Direct раз на день. 40% лідів остигають.
• Тата батька, який мав оплатити у понеділок, забули. У нього вже вторник.
• Учень закінчив курс — ніхто не написав «ось наступний рівень за знижкою для вас». Втрачений continuation.
• Менеджер пішов у відпустку — його 30 активних переговорів зависли, бо у Excel з коментарями «подумає» нема контексту.
• Власник не знає, у кого конверсія заявка→оплата вища, у Олі чи у Каті.

Середня вартість курсу — 4 000-12 000 грн. Школа з 10 менеджерами приймає 300-500 заявок/міс. Втрачати 30% з них — це 500 000-1 500 000 грн недозаробленого на рік. CRM у 9 з 10 випадків окупається за перший місяць.

Структура CRM для онлайн-школи

Воронка «Заявка → Учень»

Базова воронка для нової заявки (не плутати з наступним розділом про продовження):

1. Нова заявка — з будь-якого каналу (сайт, Facebook, Telegram, рекомендація).
2. Консультація призначена — менеджер домовився зателефонувати або провести знайомство.
3. Консультація проведена — дзвінок відбувся, потреби з'ясовано.
4. Оплата очікується — клієнт згодний, чекаємо, поки перекаже гроші.
5. Оплачено — учень зарахований — закрита угода.
6. Відмова — причина (дорого, не підходить графік, передумав).

Друга воронка — «Продовження курсу»

Після закриття першої угоди вам потрібна друга воронка — це ключ до LTV онлайн-школи. Типова структура:

1. Учень на поточному курсі — картка створюється автоматично при закритті першої угоди.
2. Залишилось 2-3 тижні до кінця — тригер менеджеру: запропонувати наступний рівень.
3. Запропоновано продовження — менеджер зробив пропозицію.
4. Погоджено — очікує оплати.
5. Оплачено — продовжено.
6. Відмовився продовжувати — причина (закінчив курс, не сподобався викладач, фінанси).

Без цієї другої воронки ви робите школу «одноразовою» і втрачаєте LTV. Про техніки утримання детальніше — у статті Утримання клієнтів: техніки без бюджету.

Кастомні поля для школи

• Вік учня (number) — особливо важливо для шкіл для дітей.
• Батько/мати або дорослий учень (select) — контакт з ким ведеться, навіть якщо платник інший.
• Цільова професія або мета навчання (text) — для сегментації і рекомендацій.
• Попередній досвід (textarea) — що знає до курсу.
• Бажаний формат (select) — groups / 1-to-1 / mini-group.
• Бажаний час занять (select) — ранок / день / вечір / вихідні.
• Курс (select) — конкретна назва продукту.
• Дата старту курсу (date).
• Дата закінчення курсу (date) — для тригера «запропонувати продовження».
• Сума договору (number).
• Варіант оплати (select) — повна, помісячно, в розстрочку.

Теги

«активний», «в очікуванні оплати», «дорога», «великий бюджет», «корпоративний», «знижка 10%», «повторний», «VIP». Корисні для масових фільтрів у кінці кожного курсу.

Оплата у CRM — що треба розуміти

У TurboCRM є інтеграція з WayForPay — створюєте на картці клієнта кнопку «Сплатити», генеруєте посилання, надсилаєте клієнту. Клієнт платить карткою, webhook повідомляє CRM → угода автоматично переводиться у статус «Оплачено».

Рекурентні платежі (розстрочка на 3-4 місяці) теж працюють — WayForPay підтримує tokenized recurrent. Карта зберігається у сервісі (не у CRM), кожного місяця відбувається автозняття, CRM отримує webhook. Якщо автозняття провалилось (карта заблокована) — CRM створює задачу менеджеру подзвонити клієнту.

Що НЕ робить TurboCRM у плані оплати:

• Не має бухгалтерського модуля — рахунки, акти виконаних робіт, виставлення ПДВ і подібне. Для цього окремі програми (1С, MEDOC, Checkbox).
• Не інтегрується напряму з GetCourse, Learn Worlds, Teachable — якщо у вас LMS-платформа для уроків, передача «оплачено → зарахувати» робиться через наш Webhooks API. Окрема робота 1-2 дні.
• Не має «курсів» як окремої сутності — курс у нас це запис у довіднику + тег + поле «дата початку». Немає онлайн-плеєру, бібліотеки уроків, квізів.

Розподіл заявок на менеджерів

Онлайн-школа — це класичний кейс для автоматизації. Ключові правила:

1. Round-robin для базових заявок — новий лід розподіляється автоматично.
2. Окремий менеджер для корпоративних — умова: сума >20k грн → призначити Олю.
3. SLA 30 хвилин — якщо заявка не взята у роботу за 30 хв, підсвічується червоним і переходить у пул.
4. Автоматичне створення задачі при зміні статусу на «Консультація призначена» — задача з dueDate = дата консультації.

Інтеграції, які реально працюють для онлайн-школи

• Meta Lead Ads — Facebook / Instagram форми одразу у CRM. Для школ ключовий канал лідогенерації.
• Telegram Bot — учні пишуть у бот, повідомлення потрапляють у CRM, менеджер відповідає з кабінету.
• TurboSMS — нагадування про початок курсу, нагадування про оплату (ручна масова розсилка по фільтру).
• WayForPay — онлайн-оплати з коробки + recurrent-підписки.
• Google OAuth — логін менеджерів через робочий акаунт без окремих паролів.

Онлайн-школа англійської (5 менеджерів, 120 активних учнів) впровадила TurboCRM у березні. Через 2 місяці: conversion заявка→оплата виріс з 18% до 27%, продовження курсу — з 42% до 65%. Це дало +240 000 грн/місяць доходу при тій же кількості вхідних лідів.

Найчастіші помилки онлайн-шкіл у CRM

• Одна воронка замість двох. Нові заявки і продовження змішуються, звіти некоректні.
• Немає поля «дата закінчення курсу». Нагадувати про продовження — нема з чого. Це поле — серце LTV у школі.
• Менеджер веде коментарі у своєму телефоні. Якщо він заголовує грип і не вийде — хтось інший відкриє картку і побачить: «заявка, ніяких коментарів». Привчайте записувати КОЖЕН дотик — 30 сек на коментар рятують годину на відновлення контексту.
• Не користуються лід-скорингом. Розподіляти увагу менеджерів треба за пріоритетом. У TurboCRM немає автоматичного lead scoring engine, але логіку можна зімітувати через теги: «високий пріоритет», «середній», «фолоу-ап».
• Скопіпейстять зі змога.ua / KeyCRM/ amoCRM — обирайте процеси під себе, не під чужу школу.

Що вимірювати у школі через CRM

• Conversion заявка → оплата (норма 20-30%).
• Conversion поточний курс → продовження (норма 50-70%).
• Середній час від заявки до першої відповіді (норма <30 хв).
• LTV клієнта (скільки одна людина в сумі заплатила за весь час).
• Час життя клієнта у школі (скільки курсів підряд проходить).

Всі ці цифри — у вбудованих звітах: Funnel, Revenue, Sources, Manager Leaderboard, Loss Reasons. Дивитись щотижня. Як побудувати дашборд — у статті Sales KPI Dashboard.

FAQ

Чи інтегруєтесь з GetCourse / Prometheus / Stepik?

Напряму — ні. Передача «оплата прийшла → зарахувати учня на курс у GetCourse» робиться через наш Webhooks API. Це окрема розробка (1-2 дні роботи програміста з боку школи).

Чи можна вести розклад груп у CRM?

Частково. Можна створити окрему pipeline «Групи» і тримати там кожну групу як угоду з полями «день тижня», «час», «викладач», «учні» (список). Але спеціалізованого модуля розкладу немає.

Скільки менеджерів можна підключити?

Залежить від тарифу. Деталі — сторінка тарифів TurboCRM. Для школи 5-15 менеджерів зазвичай підходить план Base або Pro.

Як автоматично продовжити учня на наступний курс без менеджера?

Можна: через recurrent-підписки WayForPay. Клієнт один раз підписується на щомісячну оплату → кожного місяця автоматично списується → CRM оновлює статус. Менеджер тільки контролює провалені автозняття.

Читайте також

• Kanban-воронка продажів за 10 хвилин — основи воронки.
• Утримання клієнтів: техніки без бюджету — про продовження курсів.
• Meta Lead Ads без Zapier — головний канал для шкіл.
• Telegram-бот як канал продажів — для спілкування з учнями.
• Кейс: салон краси «Лілі» — аналогічна логіка сервісного бізнесу.
• Кейс: магазин «Затишок» — історія впровадження CRM у SMB.

Онлайн-школа втомилась губити 30% оплат і продовжень? Спробуйте TurboCRM 14 днів безкоштовно: дві воронки, оплати через WayForPay з коробки, Telegram і Instagram-інтеграції. Калькулятор для 5-15 менеджерів — на сторінці тарифів TurboCRM.