CRM для агентства недвижимости: как построить систему

Агентство недвижимости без CRM — это менеджер с двумя телефонами, блокнотом «горячие клиенты» и ежедневным вопросом «а кому я обещал перезвонить в прошлый вторник?». В среднем агентства на 5-7 риелторов теряют 30-40% лидов просто потому, что никуда не записали новых и забыли о «тёплых». Расскажем, как за две недели построить в TurboCRM рабочую систему — воронку, карточки объектов, напоминания о просмотрах — и перестать терять деньги на забытых звонках.

Почему риелторам CRM нужна больше, чем кому-либо

Средний цикл сделки с недвижимостью — 30-90 дней. За это время клиент посмотрит 5-15 объектов, поговорит с 3-4 риелторами и десяток раз передумает. Без CRM у риелтора в голове должно уместиться: кто ищет однушку до 65 000 USD на Оболони, кто хотел увидеть «ту квартиру на Печерске вечером», кому перезвонить во вторник и какая комиссия за какую сделку.

Типичные жалобы, которые мы слышим от агентств до перехода на CRM:

• «Два риелтора показали один объект одному и тому же клиенту — выглядело непрофессионально, клиент ушёл».
• «Забыли перезвонить покупателю, который был готов закрыть сделку на этой неделе — он купил через другое агентство».
• «Когда риелтор уволился — забрал с собой Excel с 80 клиентами, мы их больше не увидели».
• «Руководитель не понимает, сколько риелтор реально работает: звонит он или пьёт кофе».
• «Повторные клиенты не приходят — через 2 года все забыли друг о друге».

Каждая из этих проблем имеет прямое измерение в деньгах. Средняя комиссия агентства — 3-5% от стоимости квартиры. Одна забытая сделка = 40 000-80 000 грн потерянного дохода. Пять таких за квартал — и вы потеряли зарплату одного риелтора.

Что именно надо настроить в CRM для недвижимости

Недвижимость — специфическая отрасль, поэтому стандартная воронка «новый-квалифицированный-купил» тут не работает. Нужна отдельная логика для покупателей, отдельная для продавцов, отдельная для арендаторов. И всё это должно жить в одном кабинете, чтобы риелтор не переключался между тремя системами.

Две воронки, а не одна

Первая ошибка новичков в TurboCRM — складывать всех клиентов в одну воронку. Разделяйте минимум на две:

• Воронка «Покупатели»: Новая заявка → Квалифицировано (определён бюджет и районы) → Показ назначен → Показ проведён → Переговоры → Задаток → Нотариус → Сделка закрыта.
• Воронка «Продавцы» (владельцы объектов): Новый объект → Осмотрено риелтором → Фото/описание готовы → Выставлено на платформы → Получен показ → Торг → Задаток → Сделка закрыта.

В TurboCRM это делается в Настройки → Воронки — создаёте две pipelines, у каждой свой набор статусов. Пошаговая настройка Kanban описана в статье Как построить Kanban-воронку продаж за 10 минут.

Кастомные поля под недвижимость

Стандартных полей «имя-телефон-email» не хватит. Создайте в CRM кастомные поля (Настройки → Custom fields):

• Бюджет от/до (number) — чтобы фильтровать покупателей под конкретный объект.
• Районы (multiselect) — Подол, Оболонь, Печерск и т.п.
• Комнат (select) — 1, 2, 3, 4+.
• Тип операции (select) — покупка, аренда, продажа.
• Состояние объекта (select) — новостройка, вторичка с ремонтом, под ремонт.
• Готовность к ипотеке (select) — да / нет / рассматривает.
• Дата просмотра (date) — для напоминаний за день до показа.

В карточке лида все эти поля сразу видны справа — риелтор за 10 секунд видит, что именно ищет клиент, без копания в блокнотах.

Теги — быстрая сегментация без отчётов

Теги в TurboCRM работают поверх полей и удобны для быстрых фильтров: «ипотека», «наличные», «срочно», «VIP», «развод», «инвестор». Когда появляется новый объект на Оболони за 60 тысяч долларов — риелтор в 1 клик фильтрует базу: покупатели + Оболонь + бюджет до 65k + наличные. Получает список из 8 человек, кому надо позвонить именно сейчас.

Как выглядит рабочий день риелтора в TurboCRM

Покажем на примере. Риелтор Оксана ведёт 23 активных покупателя в воронке. Вот как выглядит её день:

1. 8:30. Открывает «Мои задачи» — видит 6 звонков, запланированных на сегодня + 2 новых лида, приехавших ночью через Facebook Lead Ads (через нативную интеграцию — гайд в статье Meta Lead Ads без Zapier).
2. 9:00-11:00. Обзванивает лидов. В карточке каждого — заметки с предыдущих разговоров, бюджет, районы. Не спрашивает «А вы кого ищете?» дважды — уважает время клиента.
3. 11:30. Появился новый объект 3-комн. на Печерске. Фильтрует базу по тегам + бюджету, получает 5 подходящих покупателей — пишет им в Viber через шаблон сообщения.
4. 15:00. Показ квартиры. Перед выходом проверяет в карточке клиента, что он уже смотрел — чтобы не повторять.
5. 18:00. Передвигает карточки по Kanban: «Показ проведён» → переносит 2 клиентов в «Переговоры», ставит задачу «перезвонить послезавтра».

Руководитель агентства в это время смотрит в свою панель: видит, сколько новых лидов в очереди без ответственного, кто из риелторов отстаёт со звонками, какая конверсия из показов в задаток.

Распределение лидов между риелторами: round-robin и не только

В TurboCRM есть round-robin — новые лиды автоматически распределяются между активными риелторами по очереди. Но в недвижимости часто хочется правил посложнее. Скажем, «лиды из Печерска — только Петренко, у него там своя экспертиза», или «большие бюджеты 150k+ — только старшим риелторам».

Это делается через правила автоматизации CRM: условие на входящий лид (район = Печерск) → действие (назначить Петренко). Создать таких правил можно сколько угодно. Если ни одно правило не сработало — лид идёт в round-robin.

За первый месяц после настройки воронки время реакции на новый лид у нас упало с 3-4 часов до 15 минут. Агентство на 6 риелторов, средний чек 45 000 USD, конверсия выросла с 4% до 7% — это окупило TurboCRM на первый год за две сделки.

Где риелторы обычно ошибаются при переходе с Excel

Честно о типичных граблях:

• Мигрируют «как есть». Берут Excel на 800 строк и импортируют одним махом. Результат — каша: половина карточек без телефонов, дубль на дубле. Правильно: перед импортом почистить Excel, добавить отдельные колонки под кастомные поля TurboCRM. Подробно — гайд по миграции с Excel в CRM.
• Не задают обязательные поля. Если в форме лида можно пропустить «бюджет» или «район» — менеджеры будут пропускать. В TurboCRM сделайте эти поля required — лучше 30 секунд на этапе лида, чем потерянный покупатель.
• Не используют задачи. Карточка в воронке без задачи = мёртвый лид. Правило: на каждой карточке должна быть задача «когда следующее действие». Без задачи — исчезла с радара.
• Забывают о «отказниках». Клиент сказал «сейчас не покупаем, через полгода» — это не потерянный, это «в заморозке». Тег «reactivate_2026-10» + задача на полгода вперёд. Типичный источник повторных сделок.

Чего TurboCRM НЕ делает для недвижимости

Чтобы вы не разочаровались на третий день внедрения:

• У нас нет модуля «объекты недвижимости» как в профильных CRM (MLS, М2). Если вам надо вести отдельную базу квартир с фото, планами БТИ, статусом торга — придётся покупать OLX+DOM+Флатфи-реселлеры отдельно. TurboCRM — о клиентах и сделках, не о каталоге недвижимости.
• Автоматическая синхронизация с OLX/Dom.ria/Rieltor.ua — её нет из коробки. Можно сделать через Webhooks API, но это отдельная разработка.
• Автоматическая генерация документов (договор задатка, акт приёма) — тоже не из коробки. Можно экспортировать данные лида и подставлять в шаблон Word вручную, но без one-click.

Что мы даём на самом деле: систему, где каждый лид виден, каждую сделку ведёт ответственный, каждый звонок в планах, повторные клиенты не потеряны. Для 90% агентств на 3-15 риелторов этого вполне достаточно.

Что измерять через 30 дней

После первого месяца в CRM смотрите три метрики через встроенные отчёты-дашборды:

1. Conversion показ → сделка (до 10% — норма, <5% — плохо).
2. Среднее время ответа на новый лид (до 30 мин — хорошо, >2 ч — теряете).
3. Количество повторных сделок (клиенты, у которых уже была сделка ранее в вашей базе).

Если через 3 месяца эти цифры не улучшились — дело не в CRM, а в процессах. CRM показывает проблему; исправлять её — уже человеческая работа.

FAQ

Можно ли вести отдельную базу квартир в TurboCRM?

Частично. Создайте отдельную pipeline «Объекты недвижимости» и складывайте туда каждую квартиру как «сделку» с кастомными полями (адрес, этаж, цена, фото-ссылка). Но полноценного каталога с BTI-планами — нет.

Сколько будет стоить для агентства на 7 риелторов?

Посмотрите на странице тарифов TurboCRM — там есть калькулятор. Для 7 пользователей + базовые интеграции — обычно план Base.

Есть ли интеграция с Telegram для общения с клиентами?

Да, встроенная. Клиент пишет риелтору в Telegram-бот → сообщение приходит в CRM → риелтор отвечает из кабинета. Детали — в статье Telegram-бот как канал продаж.

Как передать базу клиентов другому риелтору, если один уволился?

В админ-панели: Настройки → Пользователи → выбрать уволенного → Переназначить лиды на.... Все активные сделки за 1 клик переходят к новому ответственному с полной историей. Старому забрать нечего — база лежит в CRM, а не в Excel.

Читайте также

• Kanban-воронка продаж за 10 минут — основы воронки, применимые к любой нише.
• 7 правил автоматизации CRM, экономящих 10 часов в неделю — round-robin, SLA, напоминания.
• Как перенести данные из Excel в CRM без боли — пошаговая подготовка файла к импорту.
• Meta Lead Ads без Zapier — как подключить Facebook-формы к CRM.
• Удержание клиентов: техники без бюджета — полезно для повторных сделок в недвижимости.
• Кейс: салон красоты «Лили» — история аналогичного перехода на CRM в сервисном бизнесе.

Агентство недвижимости готово перестать терять клиентов в блокноте? Запустите TurboCRM 14 дней бесплатно — за это время успеете настроить воронки, импортировать базу и провести первые показы уже с карточками в системе. Калькулятор для 3-15 риелторов — на странице тарифов TurboCRM.