CRM для агентства нерухомості: як побудувати систему

Агентство нерухомості без CRM — це менеджер із двома телефонами, зошитом «гарячі клієнти» та щоденним питанням «а кому я обіцяв передзвонити минулого вівторка?». У середньому агенції на 5-7 ріелторів втрачають 30-40% лідів просто тому, що нікуди не записали нових і забули про «теплих». Розкажемо, як за два тижні побудувати у TurboCRM робочу систему — воронку, картки об'єктів, напоминання про перегляди — і перестати губити гроші на забутих дзвінках.

Чому ріелторам CRM потрібна більше, ніж будь-кому

Середній цикл угоди з нерухомістю — 30-90 днів. За цей час клієнт подивиться 5-15 об'єктів, поговорить з 3-4 ріелторами і десяток разів передумає. Без CRM у ріелтора в голові має вміститись: хто шукає однушку до 65 000 USD на Оболоні, хто хотів побачити «ту квартиру на Печерську ввечері», кому треба передзвонити у вівторок і яка комісія за яку угоду.

Типові скарги, які ми чуємо від агенцій до переходу на CRM:

• «Два ріелтори показали один об'єкт одному й тому ж клієнту — виглядало непрофесійно, клієнт пішов».
• «Забули передзвонити покупцю, який був готовий закрити угоду цього тижня — він купив через іншу агенцію».
• «Коли ріелтор звільнився — забрав з собою Excel з 80 клієнтами, ми їх більше не побачили».
• «Керівник не розуміє, скільки ріелтор реально працює: дзвонить він чи п'є каву».
• «Повторні клієнти не приходять — через 2 роки всі забули один про одного».

Кожна з цих проблем має прямий вимір у грошах. Середня комісія агенції — 3-5% від вартості квартири. Одна забута угода = 40 000-80 000 грн втраченого доходу. П'ять таких за квартал — і ви втратили зарплату одного ріелтора.

Що саме треба налаштувати у CRM для нерухомості

Нерухомість — специфічна галузь, тому стандартна воронка «новий-кваліфікований-купив» тут не працює. Потрібна окрема логіка для покупців, окрема для продавців, окрема для орендарів. І все це має жити в одному кабінеті, щоб ріелтор не перемикався між трьома системами.

Дві воронки, а не одна

Перша помилка новачків у TurboCRM — складати всіх клієнтів у одну воронку. Розділяйте мінімум на дві:

• Воронка «Покупці»: Нова заявка → Кваліфіковано (визначено бюджет і райони) → Показ призначений → Показ проведено → Переговори → Завдаток → Нотаріус → Угода закрита.
• Воронка «Продавці» (власники об'єктів): Новий об'єкт → Оглянуто ріелтором → Фото/опис готові → Виставлено на платформи → Отримано показ → Торг → Завдаток → Угода закрита.

У TurboCRM це робиться у Налаштування → Воронки — створюєте дві pipelines, у кожної свій набір статусів. Покрокове налаштування Kanban описано у статті Як побудувати Kanban-воронку продажів за 10 хвилин.

Кастомні поля під нерухомість

Стандартних полів «імʼя-телефон-email» не вистачить. Створіть у CRM кастомні поля (Налаштування → Custom fields):

• Бюджет від/до (number) — щоб фільтрувати покупців під конкретний об'єкт.
• Райони (multiselect) — Поділ, Оболонь, Печерськ тощо.
• Кімнат (select) — 1, 2, 3, 4+.
• Тип операції (select) — купівля, оренда, продаж.
• Стан об'єкта (select) — новобудова, вторинка з ремонтом, під ремонт.
• Готовність до іпотеки (select) — так / ні / розглядає.
• Дата перегляду (date) — для нагадувань за день до показу.

У картці ліда всі ці поля одразу видно праворуч — ріелтор за 10 секунд бачить, що саме шукає клієнт, без копирсання у зошитах.

Теги — швидка сегментація без звітів

Теги у TurboCRM працюють поверх полів і зручні для швидких фільтрів: «іпотека», «готівка», «терміново», «VIP», «розлучення», «інвестор». Коли з'являється новий об'єкт на Оболоні за 60 тисяч доларів — ріелтор у 1 клік фільтрує базу: покупці + Оболонь + бюджет до 65k + готівка. Отримує список з 8 людей, кому треба подзвонити саме зараз.

Як працює робочий день ріелтора у TurboCRM

Покажемо на прикладі. Ріелторка Оксана веде 23 активних покупця у воронці. Ось як виглядає її день:

1. 8:30. Відкриває «Мої задачі» — бачить 6 дзвінків, які запланувала на сьогодні + 2 нові ліди, що приїхали вночі через Facebook Lead Ads (через нативну інтеграцію — гайд у статті Meta Lead Ads без Zapier).
2. 9:00-11:00. Обдзвонює лідів. У картці кожного — нотатки з попередніх розмов, бюджет, райони. Не питає «А ви кого шукаєте?» вдруге — поважає час клієнта.
3. 11:30. Виник новий об'єкт 3-кімн. на Печерську. Фільтрує базу за тегами + бюджетом, отримує 5 підхожих покупців — пише їм у Viber через шаблон повідомлення.
4. 15:00. Показ квартири. Перед виходом перевіряє у картці клієнта, що він вже дивився — щоб не повторювати.
5. 18:00. Пересуває картки по Kanban: «Показ проведено» → переносить 2 клієнтів у «Переговори», ставить задачу «передзвонити післязавтра».

Керівник агенції у цей час дивиться в свою панель: бачить, скільки нових лідів у черзі без відповідальної особи, хто з ріелторів відстає з дзвінками, яка конверсія з показів у завдаток.

Розподіл лідів між ріелторами: round-robin і не тільки

У TurboCRM є round-robin — нові ліди автоматично розподіляються між активними ріелторами по черзі. Але у нерухомості часто хочеться складніших правил. Скажімо, «ліди з Печерська — тільки Петренку, у нього там своя експертиза», або «великі бюджети 150k+ — тільки старшим ріелторам».

Це робиться через правила автоматизації CRM: умова на вхідний лід (район = Печерськ) → дія (призначити Петренка). Створити таких правил можна скільки завгодно. Якщо жодне правило не спрацювало — лід іде у round-robin.

За перший місяць після налаштування воронки час реакції на новий лід у нас впав з 3-4 годин до 15 хвилин. Агенція на 6 ріелторів, середній чек 45 000 USD, конверсія виросла з 4% до 7% — це окупило TurboCRM на перший рік за дві угоди.

Де ріелтори зазвичай помиляються при переході з Excel

Чесно про типові граблі:

• Мігрують «як є». Берут Excel на 800 рядків і імпортують одним махом. Результат — каша: половина карток без телефонів, дубль на дублі. Правильно: перед імпортом почистити Excel, додати окремі колонки під кастомні поля TurboCRM. Детально — гайд з міграції з Excel до CRM.
• Не задають обов'язкові поля. Якщо у формі ліда можна пропустити «бюджет» або «район» — менеджери пропускатимуть. У TurboCRM зробіть ці поля required — краще 30 секунд на етапі ліда, ніж втрачений покупець.
• Не користуються задачами. Картка у воронці без задачі = мертвий лід. Правило: на кожній картці має бути задача «коли наступна дія». Без задачі — зникла з радару.
• Забувають про «відмовників». Клієнт сказав «зараз не купуємо, через пів року» — це не втрачений, це «у заморозці». Тег «reactivate_2026-10» + задача на півроку наперед. Типове джерело повторних угод.

Чого TurboCRM НЕ робить для нерухомості

Щоб ви не розчарувались на третій день впровадження:

• Ми не маємо модуля «об'єкти нерухомості» як у профільних ЦРМ (MLS, М2). Якщо вам треба вести окрему базу квартир з фотами, планами БТІ, статусом торгу — доведеться купляти OLX+DOM+Флатфі-реселери окремо. TurboCRM — про клієнтів і угоди, не про каталог нерухомості.
• Автоматична синхронізація з OLX/Dom.ria/Rieltor.ua — її немає з коробки. Можна зробити через Webhooks API, але це окрема розробка.
• Автоматична генерація документів (договір задатку, акт приймання) — теж не з коробки. Можна експортувати дані ліда і підставляти у шаблон Word вручну, але без one-click.

Що ми даємо насправді: систему, де кожен лід видно, кожну угоду веде відповідальний, кожен дзвінок у планах, повторні клієнти не загублені. Для 90% агенцій на 3-15 ріелторів цього цілком досить.

Що вимірювати через 30 днів

Після першого місяця в CRM дивіться три метрики через вбудовані звіти-дашборди:

1. Conversion показ → угода (до 10% — норма, <5% — погано).
2. Середній час відповіді на новий лід (до 30 хв — добре, >2 год — втрачаєте).
3. Кількість повторних угод (клієнти, у яких вже була угода раніше у вашій базі).

Якщо через 3 місяці ці цифри не покращились — справа не в CRM, а у процесах. CRM показує проблему; виправляти її — вже людська робота.

FAQ

Чи можна вести окрему базу квартир у TurboCRM?

Частково. Створіть окрему pipeline «Об'єкти нерухомості» і складайте туди кожну квартиру як «угоду» з кастомними полями (адреса, поверх, ціна, фото-посилання). Але повноцінного каталогу з BTI-планами — нема.

Скільки коштуватиме для агенції на 7 ріелторів?

Подивіться на сторінці тарифів TurboCRM — там є калькулятор. Для 7 користувачів + базові інтеграції — зазвичай план Base.

Чи є інтеграція з Telegram для спілкування з клієнтами?

Так, вбудована. Клієнт пише ріелтору у Telegram-бот → повідомлення приходить у CRM → ріелтор відповідає з кабінету. Деталі — у статті Telegram-бот як канал продажів.

Як передати базу клієнтів іншому ріелтору, якщо один звільнився?

В адмін-панелі: Налаштування → Користувачі → обрати звільненого → Переназначити ліди на.... Усі активні угоди за 1 клік переходять до нового відповідального з повною історією. Старому забрати нічого — база лежить у CRM, а не в Excel.

Читайте також

• Kanban-воронка продажів за 10 хвилин — основи воронки, які застосовні до будь-якої ніші.
• 7 правил автоматизації CRM, що економлять 10 годин на тиждень — round-robin, SLA, нагадування.
• Як перенести дані з Excel у CRM без болю — покрокова підготовка файлу до імпорту.
• Meta Lead Ads без Zapier — як підключити Facebook-форми до CRM.
• Утримання клієнтів: техніки без бюджету — корисно для повторних угод у нерухомості.
• Кейс: салон краси «Лілі» — історія аналогічного переходу на CRM у сервісному бізнесі.

Агентство нерухомості готове перестати губити клієнтів у зошиті? Запустіть TurboCRM 14 днів безкоштовно — за цей час встигнете налаштувати воронки, імпортувати базу і провести перші покази вже з картками у системі. Калькулятор для 3-15 ріелторів — на сторінці тарифів TurboCRM.